O kasach fiskalnych on-line mówi się co najmniej od kilku lat. Termin wprowadzenia obowiązku ich używania był jednak ciągle odsuwany w czasie, a kiedy wydawało się, że wreszcie w lipcu 2020 roku gastronomia ostatecznie objęta zostanie obowiązkiem posiadania kas fiskalnych on-line, wybuch koronawirusa COVID-19 spowodował, że kasy te w gastronomii będą musiały poczekać cierpliwie aż do stycznia 2021 roku. Czy wprowadzenie kas fiskalnych on-line będzie jednak dla branży gastronomicznej potężną rewolucją, czy też jedynie naturalną ewolucją i z czym będzie się wiązało dla restauratorów, o tym postaram się napisać w tym artykule.

O kasach fiskalnych on-line piszę na łamach "Szefa Kuchni" nie pierwszy raz. Już na początku 2019 roku pisałam, iż rewolucja w kasach fiskalnych póki co została odsunięta w czasie. Co więcej, jednak już wtedy sygnalizowałam, że w mojej ocenie zapowiadana rewolucja to tak naprawdę nic innego jak swoista ewolucja w podejściu do dokumentowania dokonywanej przez nas sprzedaży. Nie może bowiem dziwić, że wraz z niesłychanym rozwojem Internetu w ostatnich latach wprowadza się na rynek kasy fiskalne on-line, które będą umożliwiały zautomatyzowany i bezpośredni przesył danych do Centralnego Repozytorium Kas. Wiele osób czekało również na możliwość przesyłania e-paragonów drogą elektroniczną i to również zostanie obecnie umożliwione. Oczywiście, te przepisy mają też na celu wzmożoną kontrolę nad wystawianiem przez podatników paragonów fiskalnych, niemniej jednak musimy pamiętać, że jest to tak naprawdę jedynie dodatkowe, być może skuteczne - to dopiero się okaże, narzędzie kontroli. Przecież akcje typu "Stop szarej strefie" czy "Nie bądź jeleń, weź paragon" organizowane były od wielu lat.

Zastępowalność i jej ograniczenie w branży gastronomicznej

Co do zasady, ustawodawca nie wymusza, aby wszyscy na raz wymienili kasy fiskalne. Ma się to dziać na zasadzie zastępowalności - stare, zepsute kasy fiskalne sukcesywnie mają ulegać zmianie na nowe, kasy fiskalne on-line. Branży gastronomicznej jednak zasada ta nie dotyczy. W przypadku gastronomii oraz branż takich jak branża paliwowa czy warsztaty samochodowe termin wymiany kas fiskalnych na nowe kasy on-line został określony poprzez sztywne ramy czasowe, datę graniczną, która wyznacza bezwzględny obowiązek wymiany starych kas na nowe.

Co istotne, mówiąc "branża gastronomiczna", powinniśmy mieć na myśli stacjonarne placówki gastronomiczne, również sezonowe. Ustawodawca wyłączył z tego wyliczenia food trucki - celowo czy przypadkowo - tego nie wiemy, w każdym razie obowiązkiem używania kas fiskalnych on-line począwszy od 1 stycznia 2021 roku objęte są wyłącznie te punkty gastronomiczne, które świadczą swoje usługi stacjonarnie, a więc w określonej, stałej lokalizacji.

Ulga na zakup kasy fiskalnej on-line

Restauratorzy często zastanawiają się, czy dodatkowy obowiązek, nie oszukujmy się - również finansowy, którym zostali obciążeni, będą zmuszeni sfinansować w całości samodzielnie, czy też będą mogli skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej on-line. I tu mam dla Ciebie dobrą wiadomość.

Nawet jeżeli poprzednio korzystałeś już z ulgi na zakup kasy fiskalnej, jeżeli jesteś objęty obowiązkiem wymiany kasy fiskalnej na kasę fiskalną on-line, możesz ponownie skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej. Co istotne, a czego pewnie się domyślasz, nie możesz odliczyć całej ceny zakupu kasy fiskalnej, a jedynie 90 proc. tej ceny, nie więcej jednak niż kwotę 700 złotych. Cóż, tak, wiem, nie za wiele, ale zawsze coś.

Pamiętaj jednak, że ulgę można również stracić, między innymi wtedy, gdy zakończysz działalność przed upływem 3 lat od momentu rozpoczęcia ewidencji sprzedaży bądź zaniedbasz przeprowadzenia obowiązkowego przeglądu technicznego kasy rejestrującej. A jeżeli o przeglądzie mowa, wspomnę tylko, że tego typu uchybienie nałożonemu na Ciebie obowiązkowi może skutkować nałożeniem na Ciebie kary pieniężnej w wysokości do 300 złotych.

Stały dostęp do Internetu

Musisz jednocześnie wiedzieć, iż co do zasady w przypadku kas fiskalnych on-line istnieje wymóg, aby miejsce, w którym kasa zostanie zainstalowana, posiadało stały dostęp do Internetu. Gdyby zaś w Twoim przypadku były z takim połączeniem jakiekolwiek kłopoty (obecnie popularne jest chociażby korzystanie z Internetu poprzez hotspot), konieczne będzie złożenie do naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych.

Kasy wynajęte i rezerwowe

Co istotne, przy okazji wprowadzenia obowiązku korzystania z kas fiskalnych on-line ustawodawca pozwala jednocześnie na posługiwanie się kasą fiskalną, która nie będzie stanowiła Twojej własności. Będziesz mógł bowiem korzystać z kasy fiskalnej on-line oddanej Ci w używanie na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej z podmiotem oddającym kasy w używanie. Zwróć jedynie uwagę na to, że taka umowa powinna zostać zawarta na piśmie.

Jednocześnie wielu restauratorów zastanawia się, czy kasą fiskalną on-line musi być jedynie główna kasa, na której dokonywana jest rejestracja sprzedaży, czy także kasy rezerwowe. W tym wypadku nie mam dla Ciebie dobrych wiadomości. Aby dokonywać sprzedaży, a zatem rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej, musisz dysponować kasą fiskalną on-line i nie ma w tym wypadku znaczenia to, że kasy rezerwowej używasz tylko wtedy, gdy nie działa kasa fiskalna używana w Twojej restauracji na co dzień. Albo zatem dysponujesz rezerwową kasą fiskalną on-line, albo nie możesz dokonywać sprzedaży. Przepisy w tym zakresie są dość surowe, niemniej jednak niejednokrotnie podkreślałam już, że kasa rezerwowa to nigdy nie mogła być kasa byle jaka, to zawsze musiała być pełnoprawna kasa fiskalna. W innym przypadku dokonywanie sprzedaży było niemożliwe. I teraz będzie dokładnie tak samo, jeżeli nastąpi awaria kasy fiskalnej, a Ty dysponujesz tylko jedną kasą fiskalną, aby móc dalej dokonywać sprzedaży, będziesz musiał dysponować rezerwową kasą fiskalną on-line.

***

Jak widzisz, nie taki diabeł straszny, jak go malują. Za obowiązkiem wymiany kas fiskalnych idzie całkiem sporo udogodnień, zaś samo zastosowanie kas fiskalnych on-line nie powinno sprawić Ci wiele trudności. Jednocześnie stały i niemal bezpośredni dostęp urzędników skarbowych do danych z kasy fiskalnej on-line ma zapewnić im możliwość dokonywania analizy przekazywanych danych i reagowania w sytuacji, w której dany podmiot osiągał będzie zbyt niskie przychody jak na rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej. Słowem, analiza ta ma doprowadzić do wykrywania nieprawidłowości i podejrzanych sytuacji. Ułatwić tak naprawdę kontrolę wydawania paragonów klientom, w naszym wypadku gościom restauracji. Musisz jednak pamiętać, że od wykrycia jakichkolwiek potencjalnych nieprawidłowości do udowodnienia faktu nieewidencjonowania transakcji za pomocą kasy rejestrującej i pociągnięcia danego podmiotu do odpowiedzialności z tego tytułu całkiem daleka droga.

A jak to wszystko będzie wyglądało, na ile takie śledzenie w sieci przedsiębiorców okaże się skuteczne w walce z szarą strefą, tylko czas pokaże. Póki co trzeba ruszyć wreszcie z miejsca i po wielu miesiącach oczekiwania wprowadzić kasy fiskalne on-line do gastronomii.  

autor: Marta Kosecka - adwokat, właścicielka Kancelarii Adwokackiej w Gdyni, autorka bloga przepisnagastronomie.pl