autor: Marta Kosecka

adwokat, właścicielka Kancelarii Adwokackiej w Gdyni

autorka bloga przepisnagastronomie.pl

 Każda restauracja, mała czy duża, całoroczna czy sezonowa, musi być wyposażona w kasę fiskalną, a najlepiej dwie, bo na wypadek awarii na stanie powinna znajdować się również rezerwowa kasa rejestrująca. Tak czy nie? Choć to pytanie mogłoby wydawać się oczywiste, w praktyce restauracyjnej często okazuje się, że aż tak bardzo oczywiste jednak to nie jest, dlatego dziś kilka słów o kasie fiskalnej i obowiązku wydawania paragonów.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Podobno chodzą słuchy, iż obowiązek stosowania kasy fiskalnej w gastronomii zaczyna się dopiero od obrotów na poziomie 20 000 złotych w roku podatkowym. Otóż niestety nie. Z limitem obrotów na potrzeby ustalenia czy w naszym przypadku mamy obowiązek dokonywania sprzedaży z użyciem kasy fiskalnej, czy też nie, będziemy mieli do czynienia tylko w kilku przypadkach, a ściślej rzecz ujmując - będzie to kilka wyjątków od ogólnej zasady.

A zasada ogólna jest taka, że w przypadku usług związanych z wyżywieniem, świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne (w tym również sezonowo) oraz usług cateringowych, mamy obowiązek rejestrować dokonywaną sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej od pierwszego dnia prowadzonej przez nas działalności. Dotyczy to zarówno restauracji całorocznych, jak i sezonowych, a nawet działalności cateringowej.

Najpopularniejszymi wyjątkami w tym zakresie są zaś niestacjonarne placówki gastronomiczne (najlepszym przykładem będą tu popularne food trucki) oraz dokonywanie sprzedaży towarów (zamiast świadczenia usług gastronomicznych). Takim towarem mogą być lody (oczywiście zakładam, że nie wytwarzamy ich w miejscu sprzedaży), które możemy sprzedawać w ramach placówek gastronomicznych niestacjonarnych (ruchoma budka z lodami) albo też stacjonarnych. Nic bowiem nie stoi na przeszkodzie temu, aby wydzielić jakieś małe pomieszczenie w budynku, w którym będziemy dokonywali sprzedaży lodów, nie oferując jednocześnie świadczenia usług gastronomicznych takich jak zapewnianie toalet czy stolików i krzeseł do siedzenia.

Oczywiście, w ramach wymienionych wyjątków nie możemy zupełnie zrezygnować z rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, możemy jedynie czasowo korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku, jednakże zwolnienie takie trwa tylko do czasu osiągnięcia limitu obrotów w wysokości 20 000 złotych w roku podatkowym, a po przekroczeniu wskazanego limitu musimy zgodnie z zasadami ogólnymi dokonywać sprzedaży wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej.

Napisałam "najpopularniejsze", takich wyjątków bowiem mamy jeszcze kilka, choć będą one dotyczyły branży gastronomicznej jedynie w znikomym stopniu. Do wyjątków takich zaliczamy przykładowo sprzedaż na pokładach samolotów czy prowadzenie szkolnych stołówek.

Ale jest też jeden wyjątek od wyjątku. Jeżeli bowiem korzystamy ze zwolnienia z uwagi na obroty, a zamierzamy dokonywać sprzedaży alkoholu bądź wyrobów tytoniowych, musimy jednocześnie zrezygnować z obejmującego nas zwolnienia, nabyć kasę fiskalną i ewidencjonować całą dokonywaną sprzedaż za jej pomocą.

Awaria kasy fiskalnej

Wiesz już, że w zdecydowanej większości przypadków branżę gastronomiczną dotyczy obowiązek rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Nietrudno jednak wyobrazić sobie, że kasa fiskalna się psuje, a serwis może pojawić się dopiero za kilka godzin bądź sama naprawa może potrwać do kilku dni. Albo też kasa fiskalna nie działa z powodu złych warunków atmosferycznych, przykładowo po prostu nie ma prądu. Co w takiej sytuacji? Przepisy są niestety bezlitosne. Powinieneś mieć rezerwową kasę rejestrującą, a jeżeli jej nie masz, nie możesz dalej prowadzić sprzedaży.

Mimo to urzędy skarbowe dopuszczają nieraz możliwość dalszego dokonywania sprzedaży, choć musimy pamiętać, że robią to, tak naprawdę nie mając do tego jakiejkolwiek podstawy prawnej, zatem nie tylko musimy liczyć w tym wypadku na dobrą wolę urzędnika skarbowego, ale przede wszystkim powinniśmy korzystać z tego mechanizmu bardzo ostrożnie i rozsądnie, czyli wykorzystywać go naprawdę tylko wtedy, kiedy sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej uzasadniona będzie szczególnymi, wyjątkowymi okolicznościami, takimi jak klęski żywiołowe.

Rzecz jasna, musimy w takim przypadku zadbać o dokładne udokumentowanie dokonanej sprzedaży w formie papierowej, tak aby móc wykazać, co zostało sprzedane, po jakiej cenie, w jakiej ilości i z zastosowaniem jakiej stawki podatku VAT.

Zupełnie już na marginesie, mimo iż zdaniem wielu - w tym mojej skromnej osoby - możliwość prowadzenia sprzedaży w przypadku awarii kasy rejestrującej powinna rozciągać się na przypadki, w których przedsiębiorca nie dysponuje rezerwową kasą fiskalną i powinien temu towarzyszyć wyłącznie obowiązek rzetelnego udokumentowania dokonanej sprzedaży, są też głosy, które podnoszą, iż zwłaszcza w branży takiej jak restauracyjna - gdzie codziennie dokonuje się kilkudziesięciu bądź nawet kilkuset transakcji, gdzie nierzadko mamy kilka kas rejestrujących - rezerwowa kasa fiskalna powinna znajdować się na stanie, zawsze gotowa do użycia.

Paragon fiskalny a kelnerski

Skoro już wiemy, że obowiązku posiadania kasy fiskalnej w zasadzie nie unikniemy, trzeba również uważać na to, aby nasz gość zawsze otrzymywał rachunek fiskalny, a nie kelnerski. Co z tego bowiem, że będziemy mieć kasę fiskalną, skoro nasi goście będą otrzymywali od nas paragony kelnerskie, a nie fiskalne, a my nadal będziemy działali niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Co bowiem istotne, niezgodne z przepisami jest nie tylko dokonywanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej w ogóle (czyli kiedy w ogóle nie posiadamy kasy fiskalnej), ale też brak rejestrowania na kasie fiskalnej poszczególnych transakcji. Zatem nawet jeden niewydany paragon fiskalny może okazać się przyczyną niemałych kłopotów.

Musimy bowiem pamiętać, że konsekwencje niestosowania obowiązku rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej oraz wydawania paragonów kelnerskich zamiast fiskalnych mogą być bardzo dotkliwe i skutkować mandatem karnym w wysokości kilku tysięcy złotych. Co istotne, urzędy skarbowe jak oka w głowie strzegą, aby restauratorzy naprawdę sumiennie wypełniali obowiązek wydawania paragonów fiskalnych, a kontrole w tym zakresie nie należą do rzadkości. Często możemy spotkać nawet urzędnika tajniaka, który dopóki zamawia, jest zwykłym gościem, a kiedy dostanie paragon kelnerski, staje się urzędnikiem skarbowym. Przy czym zdradzę Ci pewien sekret, urzędnik tajniak zazwyczaj składa jak najmniejsze zamówienie, nie zależy mu bowiem na tym, aby zjeść porządny posiłek, ale wyłącznie na tym, aby sprawdzić, jakiego rodzaju paragon otrzyma.

Nadchodzące zmiany

Żeby nie było nam zbyt nudo, ustawodawca postanowił w niedługim czasie zrewolucjonizować dotychczasowe zasady dotyczące kas fiskalnych poprzez wprowadzenie kas fiskalnych online, a gastronomia będzie jedną z pierwszych branż, którą obowiązkowo dotkną wprowadzane przepisy. Przepisy te miały co prawda obowiązywać od 1 stycznia 2019 roku, zaś sama ustawa wprowadzająca kasy rejestrujące online miała wejść w życie już 1 października 2018 roku, ale póki co, a mamy koniec września, ustawy jednak nie ma, zdążyło ukazać się jedynie rozporządzenie techniczne, które pozwala przygotować się producentom kas fiskalnych na wejście w życie nowych przepisów. Możecie być jednak pewni, że na bieżąco śledzę cały proces legislacyjny tejże ustawy i jak tylko pojawią się jakieś nowe obowiązki dla branży gastronomicznej, na pewno dam Wam znać!