W poprzednim numerze dość kompleksowo opisywałam sytuację branży gastronomicznej w czasie epidemii koronawirusa COVID-19. W dzisiejszym artykule chciałabym wrócić właśnie do tego tematu, chociażby bowiem w kwestii zadatku narosło w ostatnim czasie wiele wątpliwości, których rozwianie z pewnością jest dla Ciebie bardzo ważne.

Limit czasowy na zorganizowanie przyjęcia w zmienionym terminie.

Często pytacie mnie, czy możecie zaproponować swoim gościom zmianę terminu umowy, ale tylko w ściśle określonym czasie. Czy możesz zatem przy negocjacjach w sprawie zmiany terminu zastrzec, że przyjęcie może zostać zorganizowane tylko do końca marca przyszłego roku? Niestety, ale takie działanie nie wydaje się prawidłowe. I to zarówno dlatego, że tak naprawdę nie wiemy jak długo potrwają ograniczenia w funkcjonowaniu działalności gastronomicznej, ale również dlatego, że goście, którzy zostaną przymuszeni do organizacji przyjęcia w listopadzie czy lutym, mogą po prostu nie chcieć organizować wtedy swojego przyjęcia, a skoro tak, to mają prawo do rozwiązania umowy. Jeżeli bowiem przyszłej parze młodej marzy się wesele w piękną, słoneczną sobotę, nie można ich przymusić do zorganizowania swojego wymarzonego wesela w trakcie listopadowej zawieruchy. Dlatego propozycja zmiany terminu powinna być rozsądna, zaś wyznaczanie sztywnej granicy, do kiedy wesele może zostać przełożone, może ostatecznie obrócić się przeciwko Tobie i skończyć żądaniem zwrotu zadatku.

Właściwie dlaczego to do drugiej strony należy wybór?

To kolejne pytanie, które często mi zadajecie: dlaczego goście mają prawo decydować o tym, czy chcą przesunąć termin przyjęcia, czy zrezygnować z jego organizacji? Dlaczego nie może być tak, że zamiast mieć prawo do rezygnacji z organizacji przyjęcia, powinni po prostu mieć obowiązek zmiany terminu jego organizacji? Częściowo odpowiedź na to pytanie znajduje się już powyżej - o ile zatem zawarta pomiędzy Wami umowa nie zawiera w tym względzie szczególnych postanowień, nie możemy zmusić naszych gości do organizacji przyjęcia w innym terminie, bo jego organizacja może wówczas nie mieć już dla drugiej strony takiego znaczenia, jak w pierwotnie ustalonej dacie. Dlaczego? Nie tylko ze względu na porę roku, ale także z uwagi na symbolikę dat, problemy finansowe, utratę pracy, kłopoty zdrowotne, rodzinne - możemy tak naprawdę mnożyć powody, dla których organizacja wesela, chrzcin czy imprezy z okazji osiemnastej rocznicy urodzin może stracić dla naszych gości znaczenie. Tak czy inaczej, nie powinniśmy i nie możemy do niczego drugiej strony przymuszać.

Zmieniony termin również nie będzie mógł zostać zrealizowany

Patrząc na to, co się obecnie dzieje i wybiegając myślami nieco do przodu, często pytacie mnie również, co stanie się w sytuacji, w której w nowo ustalonym terminie nadal nie będzie możliwa organizacja przyjęcia. Odpowiedź jest prosta - o ile niczego innego nie postanowicie obecnie - w takiej sytuacji wracamy do punktu wyjścia - albo przesuwamy jego organizację na inny termin, albo zwracamy naszym klientom wpłacony zadatek. Jak można temu zaradzić? Zawierając porozumienie w przedmiocie zmiany terminu przyjęcia można oczywiście zastrzec, że w przypadku konieczności ponownej zmiany terminu, nasi goście będą zobligowani do wyznaczenia kolejnego terminu przyjęcia bez możliwości zwrotu zadatku. Jeżeli dobrze poprowadzisz negocjacje z gośćmi, nie trafisz na wyjątkowo "uparte" przypadki i będzie to świadoma decyzja podjęta przez gości, a nie odgórnie narzucony wzór porozumienia do podpisania, to jak najbardziej możesz w ten sposób zabezpieczyć się na wypadek, gdyby aktualne obostrzenia miały trwać znacznie dłużej niż byśmy tego chcieli.

Kiedy strach zacznie dominować

Coraz częściej zdarza mi się również słyszeć pytanie o to, co stanie się w sytuacji, w której w nowo ustalonym terminie organizacja przyjęcia będzie możliwa, ale goście będą się bali go zorganizować, a zaproszeni będą się bali wziąć w nim udział? Cóż, musimy zdawać sobie sprawę, że pewnie nastąpi okres, w którym organizacja przyjęcia z formalnego punktu widzenia będzie już co prawda możliwa, jednak nasi Goście będą mieli obiekcje co do tego, czy jej organizacja będzie w pełni bezpieczna dla nich i dla osób biorących udział w uroczystości.. W mojej ocenie będzie to duże pole do konfliktu - Ty, jako restaurator, będziesz bowiem twierdził, że przyjęcia mogą się już odbywać, Twoi goście zaś, że koronawirus dalej szaleje i boją się jego organizowania. Kto będzie miał rację? Trudno już dziś kategorycznie opowiedzieć się za rozwiązaniem takiego sporu, nie wiemy bowiem chociażby tego, z jakim wyprzedzeniem ograniczenia zostaną zniesione, ile wówczas będzie w Polsce zakażeń itd., wydaje się jednak, że skoro władze zdecydują, że gastronomia rusza i przyjęcia mogą się odbywać, to sam strach przed chorobą nie może stanowić tzw. siły wyższej. Na pewno jednak takie sytuacje będą wymagały porozumienia się, Twoi goście bowiem nie będą już mogli domagać się z całą stanowczością zwrotu zadatku, a zatem powinni być nastawieni bardzo ugodowo.

Obostrzenia zależne od metrażu

Na początkowym etapie znoszenia obostrzeń w odniesieniu do miejsc kultu i sklepów spożywczych, liczba osób przebywających w danym obiekcie uzależniona została od jego metrażu. Natychmiast skontaktowało się ze mną co najmniej kilkunastu moich klientów prowadzących sale bankietowe, specjalizujących się w organizacji przyjęć okolicznościowych. Czy w przypadku restauracji również możliwe są podobne rozwiązania? Niestety, muszę odpowiedzieć na pytanie przecząco. O ile w kościele może obecnie przebywać 1 wierny na 15 m², to intencja jest taka, że osoby te mają przebywać w jednym miejscu, nie przemieszczając się i utrzymując znaczną odległość od siebie. Na weselu, na którym co do zasady taniec i zabawa są obok jedzenia najważniejszymi elementami, nie da się osiągnąć takiego efektu. Dlatego tak długo, jak długo restauratorów będzie obowiązywał odgórny zakaz prowadzenia działalności polegającej na przygotowywaniu i podawaniu posiłków i napojów gościom siedzącym przy stołach, nie da się raczej pogodzić go z organizacją wesela czy innego przyjęcia okolicznościowego, w trakcie którego goście siedzą przy stolikach, do których są im serwowane posiłki.

Na koniec jeszcze jedna rada..

Chyba pisałam już o tym poprzednio, ale ponieważ to bardzo ważne, nie zaszkodzi napisać tego jeszcze raz. Pamiętaj, aby wszelkich uzgodnień z gośćmi dokonywać na piśmie. Oczywiście, w obecnej sytuacji możecie posłużyć się podpisanymi skanami dokumentów, a dopiero przy najbliższej okazji wymienić oryginałami, zawsze jednak wszelkie uzgodnienia powinny być zawierane na piśmie. Porozumienie może być krótkie, jednostronicowe. Powinno ono określać, której umowy dotyczy, kto je zawiera, dlaczego przyjęcie nie może dojść do skutku, a także poczynione ustalenia - czy umowę rozwiązujecie, czy przesuwacie jej wykonanie w czasie, czy zadatek, zaliczka ulegają zwrotowi czy zaliczeniu, kto komu zwraca, ile i w jakim terminie.

Nie zapomnij, aby rozwiązując umowę, dopilnować zrzeczenia się przez strony dalszych, wzajemnych roszczeń.Tak, abyś miał pewność, że z tym porozumieniem następuje całkowite rozliczenie stron umowy i że w przyszłości goście nie będą wysuwali do Ciebie jakichkolwiek żądań z tytułu tejże umowy.

autor: Marta Kosecka - adwokat, właścicielka Kancelarii Adwokackiej w Gdyni, autorka bloga przepisnagastronomie.pl