autor: Marta Kosecka

adwokat, właścicielka Kancelarii Adwokackiej w Gdyni

autorka bloga przepisnagastronomie.pl

Monitoring jest stosowany w polskich przedsiębiorstwach co najmniej od kilkunastu lat. Co więcej, od kilku lat w zasadzie wyjątkiem są restauracje, które tego monitoringu nie stosują. Tym bardziej może dziwić, że jeszcze miesiąc temu w polskim porządku prawnym brak było jakiejkolwiek podstawy prawnej do jego stosowania.

Może trudno Ci w to uwierzyć, może nigdy się nad tym nie zastanawiałeś, ale rzeczywiście jest tak, jak napisałam powyżej. Do tej pory podstawą stosowania monitoringu był faktyczny interes przedsiębiorcy - restauratora, który najczęściej był uzasadniany potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa.

I ten powód stosowania monitoringu na pewno był realny, w tym sensie, że faktycznie interesy restauratora często wymagają tego, aby taki monitoring zainstalować. I chodzi tutaj zarówno o monitoring instalowany przed wejściem do restauracji, monitoring ogródka letniego, ale także monitoring sali restauracyjnej, baru, szatni, a w końcu także kuchni, w której powstają serwowane naszym gościom potrawy.

Niemniej jednak chyba wszyscy czytając to, mamy z tyłu z głowy, że mimo tego, iż aby ten interes był prawidłowo uzasadniony, powinna jednak istnieć wyraźna podstawa prawna jego stosowania.

Nowelizacja Kodeksu pracy

Problem ten nasz ustawodawca rozwiązał co najmniej w połowie. W znowelizowanym Kodeksie pracy pojawiła się bowiem podstawa do stosowania monitoringu wobec naszych pracowników. W nowo wprowadzonych przepisach wyraźnie wskazano, iż jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci rejestracji obrazu, czyli najprościej mówiąc zastosować monitoring.

Jednocześnie są i pewne wyłączenia. Nie możemy bowiem stosować monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, szatni pracowniczej, stołówkach, palarni, a także w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i jednocześnie nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Myślisz sobie pewnie teraz tak - po co mam stosować monitoring, jeżeli łącznie z tym mam stosować techniki uniemożliwiające rozpoznanie osób, których ten monitoring utrwala. Faktycznie wydaje się, że zastosowanie tego wyjątku od zakazu będzie raczej niewielkie. Można sobie co prawda wyobrazić sytuację, w której stosujemy monitoring tylko po to, żeby osoby przebywające w tym pomieszczeniu dostały sygnał, iż pomieszczenie jest monitorowane. To często wiele zmienia. W zachowaniu, a przede wszystkim w różnych zapędach naszych pracowników. Niemniej jednak, jeżeli z góry będzie wiadomo, że na obrazie nie będzie można nikogo rozpoznać i taki pracownik będzie o tym wiedział, zagadką pozostaje pytanie, na ile taki monitoring będzie w stanie wpłynąć na jego zachowanie.

Ja osobiście myślę sobie, że pracodawcy raczej nie będą korzystali z tego wyjątku, a stosowanie monitoringu w łazienkach czy szatniach pracowniczych będzie jednak stanowiło jakiś swoisty ewenement.

Czas przechowywania zapisów z monitoringu

Skoro wiesz już, że można, to trzeba też wiedzieć, jak długo można (przechowywać zapisy z monitoringu). Co do zasady, takie nagrania przechowujemy nie dłużej niż przez trzy miesiące od dnia nagrania, ale i w tym zakresie mamy pewne wyjątki. Jeżeli bowiem takie nagranie stanowi dowód w jakimś postępowaniu (pracowniczym, karnym, cywilnym czy administracyjnym) albo pracodawca dowiedział się, że mogłoby stanowić taki dowód, wskazany trzymiesięczny termin ulega przedłużeniu aż do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania.

Jak widzisz, ustawodawca dość precyzyjnie uregulował zasady stosowania monitoringu w miejscu pracy. Co z tego, jeżeli mowa w tych przepisach tylko o pracownikach. Zapytasz mnie ? a goście? 

Wizerunek gości restauracji 

Jest to tym ważniejsze, iż monitoring utrwala nasz wizerunek, a więc przetwarzamy w ten sposób dane osobowe naszych gości i pracowników. Co prawda obecnie nie uważa się już utrwalania wizerunku za pomocą monitoringu za dane wrażliwe (gdyby niewiele cofnąć się w czasie, takie poglądy były dość powszechne). Obecnie zarówno monitoring, ale też i nasze zdjęcia, nie są uważane za dane wrażliwe, dopóki nie zawierają danych biometrycznych, czyli takich, które pozwalają na naszą jednoznaczną identyfikację. Takie dane zawierają m.in. zdjęcia wykonywane do paszportu.

Wiem, odbiegłam trochę od tematu monitoringu, jednak wydawało mi się, że kwestia rozróżnienia danych wrażliwych od zwykłych danych osobowych może być dla Ciebie równie ciekawa. Zresztą, nie tylko ciekawa, ale także ważna z praktycznego punktu widzenia - dane wrażliwe są bowiem objęte większą ochroną niż dane zwykłe.

Co istotne, za pomocą monitoringu nie zbieramy danych osobowych wtedy, kiedy monitoring nie jest zapisywany. Dopiero jego zapis powoduje, iż możemy mówić o gromadzeniu, przechowywaniu i zbieraniu danych osobowych, a więc o ich przetwarzaniu.

Jeżeli wiesz już, że stosowanie monitoringu wiąże się ze zbieraniem danych osobowych, nietrudno jest również wyobrazić sobie, że istnienie tej podstawy prawnej może być tym bardziej ważne, przykładowo na wypadek gdyby jakiś pracownik albo gość nie był zachwycony obecnością kamer i chciał zakwestionować legalność Twojego zachowania.  

Już więc odpowiadam - wobec osób niebędących pracownikami w dalszym ciągu będziemy opierali się na usprawiedliwionym interesie restauratora (również jako administratora danych osobowych - tak, tak ? RODO), tożsamym jak w przypadku pracowników. Tu również chodzi bowiem o zapewnienie bezpieczeństwa, z tym że tamto przetwarzanie możemy już oprzeć na wyraźnej podstawie prawnej, zaś przetwarzanie wobec gości w dalszym ciągu usprawiedliwiali będziemy wyłącznie naszym interesem faktycznym. Kończąc powoli, muszę jednak poruszyć jeszcze jedną bardzo ważną kwestię.

Obowiązki informacyjne

Ustawodawca wymaga od nas - zarówno w przypadku monitoringu stosowanego wobec pracowników, jak i gości, aby osoby, które są mu poddawane, były należycie poinformowane o stosowaniu monitoringu. Po pierwsze zatem powinniśmy zastosować oznaczenia graficzne i słowno-graficzne. Ale nie tylko. W przypadku pracowników cel, zakres oraz sposób stosowania monitoringu powinien również zostać uregulowany w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub stosownym obwieszczeniu - w zależności od tego, w jakim akcie uregulowana została organizacja pracy u danego pracodawcy. Powinniśmy również szczególnie dopilnować tego, aby o stosowaniu monitoringu był powiadomiony każdy nowo przyjmowany pracownik, jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy. W przypadku naszych gości powinniśmy zaś udostępnić w naszej restauracji pisemną informację na temat zasad stosowania monitoringu, odpowiadającą również wymaganiom RODO.

Być może myślisz teraz, że tak naprawdę niewiele się zmieniło, a wszystkie te zasady funkcjonowały już do tej pory. Faktycznie, trochę tak jest, niemniej jednak teraz - kiedy zasady te chociażby tylko w stosunku do pracowników wyraźne uregulowane zostały w przepisach prawa - dużo prościej stosować je na analogicznych zasadach również wobec naszych gości. Teraz nikt już nie może bowiem podważać, że te zasady zostały wypracowane jedynie przez praktykę, poprzez ich samo stosowanie. Zasady te zostały bowiem wyraźnie wyartykułowane w Kodeksie pracy. Może więc zmieniło się niewiele, ale bez wątpienia jest to jednak zmiana znacząca.