W wielu lokalach gastronomicznych często czasy, kiedy zapisywano zamówienia na kartkach, a w kuchni był szpikulec z podstawą do nabijania zrealizowanych zamówień, wspomina się z rozrzewnieniem. Obecnie trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie jakiejkolwiek restauracji, kawiarni czy baru bez cyfrowego odpowiednika bloczka kelnerskiego, którym jest tablet lub terminal kelnerski. Co jednak wpływa na unikalność wykorzystania narzędzi IT w branży gastronomicznej i czy terminal to jedyne urządzenie, którego zakup należy zaplanować?

POS - co to jest?

W celu podjęcia rozważań na temat systemów i narzędzi IT w gastronomii należy zaznajomić się z terminem POS, który często towarzyszy różnym rozwiązaniom i jest składnikiem ich nazwy. Punkt sprzedaży (POS) to fizyczne miejsce, w którym przetwarzane są transakcje. Wiele tradycyjnych restauracji z obsługą stołów ma fizyczną kasę gdzieś w lokalu (zwykle w pobliżu baru lub wejścia) - obszar wokół tej kasy to punkt sprzedaży. Klienci mogą wymieniać fizyczną gotówkę, płacić kartą kredytową lub portfelem inteligentnym i wymieniać pieniądze na usługi restauracji. Jednak od czasu wynalezienia technologii opartej na chmurze oraz urządzeń mobilnych, takich jak telefony czy tablety, tradycyjne punkty sprzedaży powoli, ale nieubłaganie, stają się reliktem przeszłości.

Oprogramowanie POS dla restauracji to system obsługi punktów sprzedaży, który przetwarza transakcje zachodzące w restauracji. Początkowo tradycyjny punkt sprzedaży był tylko restauracyjnym oprogramowaniem rozliczeniowym, które przyjmowało zamówienia i generowało paragon. Jednak wraz z rozwojem technologii skromny system POS ewoluował, stając się kompletnym systemem zarządzania restauracją. Uzbrojony w funkcje zarządzania zapasami i inwentarzem, inteligentnego raportowania i analizy, zarządzania relacjami z klientami i wiele innych, restauracyjny POS ogranicza pracę ręczną i upraszcza operacje. Jeśli dodać do tego integrację z różnymi aplikacjami innych firm, takimi jak zamówienia online, e-portfele, rezerwacje stolików, programy lojalnościowe itp., to restauracyjny POS staje się kompleksowym rozwiązaniem do zarządzania restauracją.

Większość najlepszych restauracyjnych systemów POS na rynku działa w chmurze, co oznacza, że przechowywane przez nie dane (dane dotyczące sprzedaży, cen w menu, stanów magazynowych, rezerwacji itp.) są przechowywane na bezpiecznym serwerze internetowym. Oznacza to, że można uzyskać dostęp do swojej restauracji i zarządzać nią za pomocą dowolnego urządzenia posiadającego połączenie z Internetem, niezależnie od tego, czy jest to komputer, tablet czy smartfon. W przypadku awarii Internetu większość systemów POS dla restauracji posiada tryb offline, który pozwala na kontynuowanie pracy nawet wtedy, gdy Internet jest niedostępny. A gdy Internet jest znów online, dane są przesyłane i zapisywane w chmurze.

Korzyści z wdrożenia POS w lokalu gastronomicznym

Wielu doświadczonych restauratorów często podejmuje decyzje na zasadzie doświadczenia czy opierając się na intuicji. Jednakże kiedy przyjrzymy się temu bliżej, to okaże się, że tzw. intuicja to znajomość danych, które są niezbędne do wykonania takich operacji, jak ustalanie cen pozycji w menu, monitorowanie kosztów żywności, wydatków stałych i zmiennych, sprzedaży, personelu, napiwków czy uzupełnianie zapasów.

Podczas gdy większość systemów POS nie ma zarządzania pracą i planowania jako funkcji w swoich domyślnych konfiguracjach, to zdecydowana większość integruje się z platformami planowania, które mogą rozszerzyć swoje możliwości. Przed zakupem należy upewnić się, czy POS integruje się z oprogramowaniem planowania, co pozwoli Ci rozwijać swój zespół (i firmę).

Brak dokładnego śledzenia zapasów i inwentaryzacji może być jednym z największych błędów, jakie można popełnić podczas prowadzenia lokalu. Nadmierne zamawianie lub niedostateczne zamawianie surowców, półproduktów czy produktów może mieć katastrofalne skutki dla prowadzonej restauracji. Inteligentny system POS ze zintegrowanym Systemem Zarządzania Zapasami wysyła Ci powiadomienie za każdym razem, gdy jakaś pozycja magazynowa osiągnie poziom ponownego zamówienia. To nie tylko gwarantuje, że nigdy nie złoży się odpowiedniego zamówienia, gdy dana pozycja jest jeszcze w magazynie, ale także sprawi, że w kuchni nie zabraknie zapasów. Prawidłowy POS dla restauracji pozwala na całkowite porównanie stanu fizycznego i optymalnego w celu prowadzenia działalności, co automatycznie zmniejsza zakres jakichkolwiek rozbieżności w zapasach.

Zarządzanie recepturami jest integralną cechą zarządzania zapasami, ponieważ pozwala śledzić ilość zapasów zużywanych podczas przygotowywania każdego dania. Funkcja ta, zintegrowana z systemem POS, zapewnia szczegółowe informacje na temat ilości faktycznie zużytych zapasów. Jeśli biznes składa się z wielu punktów sprzedaży i jednej kuchni podstawowej, POS musi być wyposażony w moduł Kuchni Centralnej, aby zapewnić prawidłowy obieg surowców i półproduktów do różnych punktów sprzedaży.

Powszechnie wiadomo, że w rzeczywistości sektor restauracyjny jest główną ofiarą kradzieży wewnętrznych i plądrowania magazynów na mniejszą lub większą skalę. Ponieważ POS w restauracji będzie dostarczał raporty w czasie rzeczywistym o wszystkich transakcjach sprzedaży, liczbie wygenerowanych rachunków, dostępnych zapasach i sprzedanych artykułach, znacznie zmniejszy to zakres kradzieży i zależność od menedżerów. Właściciel będzie mógł samodzielnie prowadzić swój biznes z dowolnego miejsca na świecie, korzystając z telefonu.

Właściciel restauracji powinien zawsze starać się pielęgnować silne relacje z klientami. W jaki sposób restauracyjny POS pomoże Ci w nawiązaniu lepszych relacji z klientami? Z pomocą restauracyjnego POS można centralnie zarządzać całą bazą danych klientów. W przypadku wielu lokali można mieć centralną bazę danych klientów i dokonywać segmentacji klientów w oparciu o ich położenie geograficzne, sposób zamawiania i historię. Po zebraniu wszystkich danych o klientach można bardzo szybko wysyłać spersonalizowane wiadomości SMS i e-mail, informujące klientów o nowych wydarzeniach w restauracji, takich jak imprezy, oferty i rabaty. Programy lojalnościowe to świetny sposób na zwiększenie utrzymania klientów. Zintegrowane z systemem CRM pozwalają na prowadzenie spersonalizowanych programów lojalnościowych i lepsze dotarcie do klientów.

Hardware wykorzystywany w gastronomii

Terminal POS to fizyczne urządzenie, na którym działa system punktów sprzedaży. Większość restauracji wybiera połączenie tabletów przenośnych z podstawką, która w razie potrzeby przekształca je w urządzenie nablatowe. Tablety mogą skutecznie zastąpić komputer stacjonarny, choć niektórzy restauratorzy lubią przeglądać raporty na komputerze.

Kitchen Display System (KDS) to rozszerzenie systemu POS dla zaplecza. System KDS zasadniczo przesyła zamówienia składane przez serwer do kuchni i wizualizuje je dla kucharzy w porządku chronologicznym. Zasadniczo system KDS łączy front lokalu z zapleczem i zapewnia realizację każdego zamówienia, które przechodzi przez kuchnię. W przypadku mniejszych placówek może to być rozwiązanie, które warto mieć, ale dla każdej restauracji, która realizuje większą liczbę zamówień, jest ono niezbędne.

Poza typowymi urządzeniami, jak terminal czy KDS, istnieje kilka innych urządzeń, które można rozpatrzeć podczas projektowania swojego lokalu. Jednym z nich jest system przywoływania klientów - "guest paging system". Pager to małe plastikowe pudełko, które hostessa wręcza po podaniu nazwiska. Następnie klient może swobodnie poruszać się w bezpośrednim sąsiedztwie restauracji. W końcu pager zapala się lub wibruje, sygnalizując, że danie jest gotowe i możne je odebrać z określonego miejsca.

W Polsce ciągle istnieje konieczność wydawania paragonów. W tym celu potrzebna jest drukarka paragonów. Restauratorzy mogą zazwyczaj wybierać spośród dwóch rodzajów drukarek. Pierwszym jest drukarka uderzeniowa - w tych drukarkach do drukowania paragonów wykorzystuje się wosk, żywicę lub taśmę barwiącą nasączoną tuszem, umieszczoną w kasetach. Drukarki uderzeniowe są zwykle używane wyłącznie jako drukarki kuchenne, ponieważ mogą pracować w środowisku o wysokiej temperaturze bez awarii. Innym typem jest termiczna drukarka paragonów: są to najczęściej spotykane drukarki w restauracjach, gdyż są ekonomiczne. Ponieważ do drukowania wykorzystują ciepło (podobnie jak laser), restauracje oszczędzają na wkładach atramentowych.

Klienci posiadający karty kredytowe, które nie mają chipa z funkcją komunikacji bliskiego pola (NFC), muszą płacić za pomocą tradycyjnego czytnika kart, czyli takiego, który pozwala na przeciąganie kartą. W przypadku klientów, którzy chcą płacić przez dotknięcie karty kredytowej lub smartfona, potrzebny jest czytnik kart zbliżeniowych. Umożliwia on płacenie za pomocą urządzenia z chipem NFC, które jest połączone z danymi bankowymi (takimi jak karta kredytowa lub portfel cyfrowy). W odpowiedzi na pandemię wielu konsumentów przestawiło się na płatności zbliżeniowe. Gotówka jest bowiem postrzegana jako ?brudna?, ale co najważniejsze, płacenie za pomocą urządzeń obsługujących technologię NFC jest szybsze i wygodniejsze.

W części lokali, szczególnie tych sezonowych, do niedawna nie uświadczyło się możliwości płacenia kartą. Obecnie jednak technologia rozwinęła się na tyle, że możliwe jest przekształcenie zwykłego smartfona w terminal płatniczy.

- Do nowości wspierających biznes w gastronomii z pewnością można zaliczyć LikePOS od eService. Jest to innowacyjne rozwiązanie płatnicze, które przy wykorzystaniu smartfona z systemem Android umożliwia łatwe przyjmowanie płatności kartą. W gastronomii może okazać się ono szczególnie użyteczne przy dostawach do klienta, a także w restauracjach i jadłodajniach sezonowych, gdzie do realizacji tego celu były dotąd niezbędne terminale mobilne. LikePOS sprawia, że znika konieczność posiadania oddzielnego urządzenia do obsługi płatności i obniża związane z tym koszty. Wystarczy smartfon i zainstalowana na nim, certyfikowana aplikacja płatnicza, która zmienia go w pełnowartościowy, lekki i mobilny terminal płatniczy, a przy tym zapewnia całkowite bezpieczeństwo transakcji na dowolną kwotę. Rozwiązanie zostało opracowane we współpracy z Visa i z sukcesem już je przetestowano na rynkach zagranicznych - mówi Marek Trąbiński, Senior Manager, Products Development w Biurze Strategii i Rozwoju Produktów eService.

Jeśli mowa o smartfonach, to nie można pominąć kwestii aplikacji, zarówno tych, które dedykowane są dla gości lokalu, jak i tych wspomagających pracę restauracji.

- ConnectedCooking to jedna z najnowocześniejszych cyfrowych platform dla kuchni profesjonalnych. Wystarczy podłączyć urządzenie RATIONAL do sieci i ma się dostęp do międzynarodowego zbioru przepisów, porad i wskazówek od mistrzów kuchni RATIONAL oraz bezpłatne aktualizacje urządzenia. Ponadto zdalne sterowanie umożliwia obsługę wszystkich podłączonych urządzeń za pośrednictwem smartfona, a jeśli akurat nie ma szefa kuchni w danym momencie na miejscu otrzymuje on aktualne informacje o wszystkich czynnościach podejmowanych na urządzeniach. Kolejne przekonywujące argumenty to możliwość podłączenia firmy serwisującej pod urządzenie, która w razie problemów będzie otrzymywać natychmiastowe powiadomienia o błędach. Dzięki temu czas reakcji danej firmy jest dużo szybszy i gwarantuje rozwiązanie problemu już przy pierwszej wizycie - mówi Jarosław Kołodziejek, Regional Corporate Chef w Rational.

Każda firma jest inna. Należy znaleźć POS, który pozwoli zapewnić najlepszą obsługę klienta w określonym kontekście, a nie rozwiązanie, które ma najwięcej funkcji. Należy zapoznać się z opiniami w Internecie, pytać innych restauratorów i nie bać się rozmawiać z zespołami sprzedaży POS.

Autor: dr hab. Marcin Kurek, Katedra Techniki i Projektowania Żywności, Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie