Świat gastro dostawami stoi. Prowadząc własny biznes, musisz zakontraktować dostawy wielu różnych produktów, często nie tylko spożywczych. Umawianie ich może wyglądać różnie. Niezależnie od stosowanej przez Ciebie praktyki warto, abyś miał wiedzę, w jaki sposób powinny być zawierane tego typu umowy i jakie elementy powinny zawierać. Bo to wiedza, która może dla restauratora okazać się bezcenna.

Możliwe, że za każdym razem indywidualnie uzgadniasz warunki dostawy. Być może zawarłeś jedną umowę ramową i na dalszym etapie współpracy składasz jedynie pojedyncze zamówienia. Być może masz swoich ulubionych dostawców, z których usług korzystasz od wielu lat, a zamówienia składasz wyłącznie telefonicznie bądź za pomocą któregoś z komunikatorów. Być może nie korzystasz z dostaw, ale wszystkie produkty samodzielnie kupujesz i dowozisz do swojej restauracji. Która opcja jest dla Ciebie najkorzystniejsza?

Słowem wstępu

Zanim przejdę do omówienia, jakie elementy powinna zawierać tego typu umowa, mam dla Ciebie trzy uwagi.

Po pierwsze zarówno umowa rozumiana jako pojedyncze zamówienie, jak i umowa ramowa i składane do niej zamówienia, bezwzględnie powinny mieć formę dokumentową, a więc powinny być stwierdzone za pomocą pisma, skanu czy maila, najlepiej, gdyby były zawarte w formie pisemnej, potwierdzonej własnoręcznym podpisem.

Po drugie, rozpatrując, jaka powinna być optymalna treść umowy, musimy brać pod uwagę, że natrafimy w swojej działalności na umowy ?nienegocjowalne?, a więc takie, zgodnie z którymi Twój kontrahent będzie wymagał zawarcia umowy w zaproponowanym przez niego kształcie albo wcale. Dotyczy to głównie dużych kontrahentów, którzy realizują zamówienia na masową skalę czy też monopolistów w danym sektorze dostaw. W takim wypadku decyzja o zawarciu umowy bądź odmowie jej zawarcia powinna być poprzedzona dokładną analizą prawną, która pozwoli na oszacowanie ryzyka związanego z jej zawarciem. Znając je, musisz sam ocenić, czy korzyści biznesowe (przykładowo niewielka dostępność towaru na rynku, korzystna cena) niwelują ewentualne ryzyko prawne (przykładowo brak kar umownych dla dostawcy) i w zależności od wyniku tej oceny podjąć decyzję co do zawarcia umowy.

Trzecia uwaga może być dość zaskakująca. Choć umowa dostawy jest zdefiniowana w kodeksie cywilnym, mówiąc o umowach w gastronomii zawieranych z dostawcami, najczęściej mamy tak naprawdę na myśli nie umowę dostawy, zgodną z definicją zawartą w kodeksie cywilnym (gdzie dostawa jest rozumiana jako wytworzenie rzeczy na zamówienie odbiorcy), ale czymś pomiędzy umową sprzedaży a pośrednictwa w sprzedaży, w zależności od tego, czy naszym dostawcą jest producent, czy pośrednik. W takim kontekście będę omawiała umowę dostawy w dalszej części artykułu.

Forma i terminy zamówień, rozliczeń oraz dostaw

Przechodząc do treści umowy dostawy, jej filarem powinny być trzy grupy postanowień.

Pierwsza to określenie formy i terminów składania zamówień. Dotyczy głównie umów ramowych i powinna regulować takie zagadnienia jak: forma składania zamówienia (pisemnie, mailowo, telefonicznie, poprzez system dostawcy), wskazanie osób mających prawo składać i odbierać zamówienia (prawo to powinno być ograniczone do osób uprawnionych do reprezentacji lub osób posiadających odpowiednie pełnomocnictwa), wyprzedzenie, z jakim należy składać zamówienia, sposób przyjęcia zamówienia (wysłanie bądź osobne potwierdzenie przyjęcia) czy początek liczenia terminu dostawy.

Druga grupa dotyczy formy i terminów rozliczeń, odnosząc się zarówno do umów ramowych, jak i pojedynczych zamówień. Postanowienia te powinny regulować następujące kwestie: ustalenie ceny bądź sposobu obliczania ceny, zmienność cen, ustalenie, czy rozliczenia będą następowały osobno dla każdej dostawy, czy zbiorczo np. miesięcznie bądź kwartalnie, ustalenie, w jaki sposób doręczona będzie faktura VAT, mailowo, pocztą tradycyjną, ustalenie terminu płatności faktury VAT oraz tego, iż termin płatności faktury VAT zaczyna się od momentu prawidłowego doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT, a wynagrodzenie dostawcy jest należne wyłącznie w przypadku prawidłowo zrealizowanej dostawy.

Z kolei trzecia grupa dotyczy formy i terminów dostaw. Umowa powinna zatem ściśle precyzować, na jakich zasadach będą odbywały się dostawy, w jakich godzinach będą realizowane oraz jak często, czy wymagany jest minimalny wolumen dostawy, czy dostawa jest dodatkowo płatna, ewentualnie, czy jest bezpłatna od określonego pułapu cenowego, w jaki sposób potwierdzane będzie przyjęcie dostawy. Umowa powinna wymagać, aby dostawa, jej termin i kompletność, były potwierdzone pisemnym potwierdzeniem odbioru, podpisanym przez osobę upoważnioną. Co istotne, w przypadku towarów, które wymagają transportu w warunkach chłodniczych, osoba odbierająca towar powinna sprawdzić, w jakich warunkach był on faktycznie transportowany, natomiast umowa powinna gwarantować możliwość odmówienia przyjęcia towaru transportowanego w niewłaściwych warunkach.

Gwarancja dostaw i zamówień

Oprócz wymienionych grup postanowień, jakie powinny się znaleźć w umowie dostawy, chciałabym zwrócić uwagę jeszcze na dwa istotne postanowienia z Twojego punktu widzenia jako restauratora, które doskonale odzwierciedlają sprzeczność interesów.

Z jednej strony Tobie, jako restauratorowi, zależy na określonej dostępności zamawianego towaru zarówno co do wielkości, jak i częstotliwości dostaw. Z tego powodu powinieneś dążyć do uzyskania w umowie gwarancji jak najczęstszych dostaw, jak najmniejszego minimalnego wolumenu zamówienia oraz gwarancji, iż zamówiony towar będzie mógł zostać dostarczony bez zwłoki. Natomiast z drugiej strony Twojemu dostawcy będzie zależało na tym, aby zapewnić sobie minimalną gwarancję zamówień zarówno pod względem ich częstotliwości, jak i wielkości. Postanowienia te z punktu widzenia restauratora nie są zazwyczaj korzystne, gdyż nie pozwalają na elastyczne składanie zamówień. Dlatego powinieneś zapewnić sobie gwarancję określonych dostaw, unikając przyjmowania na siebie zobowiązania składania zamówień o określonej wartości bądź częstotliwości.

Mam nadzieję, że udało mi się zwrócić Twoją uwagę na najważniejsze punkty umów, które będą zapewniały dostawy towaru do Twojej restauracji.

Umowa powinna być, rzecz jasna, obudowana standardowymi zapisami umownymi, takimi jak kary umowne, zasady jej wypowiedzenia czy zasady poufności. Pamiętaj również, by nigdy nie zrzekać się czy też zgadzać się na ograniczenie w umowie praw wynikających z rękojmi za wady.

Jednak przede wszystkim pamiętaj, aby każdą umowę przed jej podpisaniem dokładnie przeanalizować pod kątem prawnym oraz ocenić potencjalne ryzyko umowne, najlepiej z pomocą prawnika, bo w przypadku umowy dostawy idealnie sprawdzają się dwie zasady rządzące prawem umów - pierwsza z nich głosi, że lepiej zapobiegać niż leczyć, a druga wskazuje, że umowę zawiera się na czas wojny, a nie pokoju.

Marta Kosecka

adwokat, właścicielka Kancelarii Adwokackiej w Gdyni, autorka bloga przepisnagastronomie.pl