Organizacja spotkań świątecznych nie jest łatwym zadaniem dla gastronomów, ale posiadając dobry plan, można poradzić sobie z nim szybko, i sprawnie. Coraz istotniejszy jest dla nas komfort oraz jakość uroczystości, które często służą motywowaniu pracowników oraz budowaniu marki pracodawcy. Ale jak taka organizacja wygląda od kuchni?

Trend organizowania takich eventów poza miejscem pracy (bo właśnie na firmach w tym artykule się skupimy) jest ogromny. Zanim jednak zaczniemy działać, musimy pozyskać klienta. Internet i media społecznościowe dają nam ogrom możliwości. Warto określić target i odpowiedzieć na pytanie: kogo ja właściwie szukam? Dla kogo chcę organizować spotkania świąteczne? Dla firm, rodzin, znajomych? Szukam grup 10- czy 100-osobowych? Aby móc kogoś znaleźć, musimy wiedzieć, kogo szukamy. Facebook, Instagram, Google są niezawodne, jednak trzeba bardzo precyzyjnie określić swoją grupę docelową. Ale to nie koniec możliwości. Posiadając lokal, możemy wykorzystać siłę ulotek w płatnikach, które podajemy gościom, czy plakatów oraz zwykłych poleceń wśród znajomych. Pamiętajmy, że oni również gdzieś pracują, czasami wystarczy poprosić, aby szepnęli o nas dobre słowo osobie decyzyjnej w swojej firmie.

Kiedy znajdziemy już potencjalnie zainteresowaną grupę, należy zweryfikować ich oczekiwania. Świetnie sprawdza się tutaj prosta ankieta oczekiwań, w której poza datą, godziną, liczbą osób możemy uwzględnić preferencje dotyczące dań, napoi, alkoholi, elementów dodatkowych, takich jak np. muzyka na żywo. Mamy możliwość sprzedania produktu tylko gdy klient wie, że może go kupić. Dlatego warto zapytać o dodatkową dekorację stołu, open bar czy występ artysty. Brak czasu i mnogość zobowiązań determinuje nasze wybory, dlatego oferując kompleksową usługę, zyskujemy w oczach klienta. Należy pamiętać, że niezastąpionym sposobem negocjacji jest kontakt bezpośredni, spotkanie i rozmowa.

Po wstępnej analizie preferencji czas przygotować ofertę. Tutaj popełniamy najwięcej błędów. Oferta to nie tylko menu, jakie chcemy zaprezentować - to wszystko, co chcemy sprzedać. Warto zadbać o wizualne aspekty - bardzo ważne są tutaj zdjęcia i grafiki. Oferta powinna przykuwać nasz wzrok, nawiązywać do naszej specyfiki oraz uwydatniać nasze zalety. Jesteśmy zalewani ogromną liczbą reklam. Minimalizm, prostota oraz elementy personalizacji w komponowaniu ofert są ogromną zaletą.

Gdy znajdziemy osoby zainteresowane naszą ofertą, warto pamiętać o prawnych aspektach takich wydarzeń. Podpisanie umowy i pobranie od zamawiającego zadatku u wielu budzi skrajne emocje. Dlaczego warto o to zadbać? By goście nie rezygnowali z organizacji eventu na kilka dni przed. Wielu gastronomów ignoruje znaczenie umowy, uznając ją za niepotrzebną biurokrację. Jednak taka umowa okazuje się pomocna w momencie, gdy wydarzy się coś niespodziewanego, np. goście lokalu dokonają zniszczeń, w dniu rezerwacji część gości nie przyjdzie, a organizator nie będzie chciał zapłacić za przygotowane jedzenie. Umowa ma chronić i usprawniać pracę.

Niezwykle ważne są tematyka eventu i program. Dobrze, gdy przygotowana oferta wyróżnia się spośród innych spotkań świątecznych. Można to osiągnąć np. dzięki obecności znanej i cenionej osoby - autorytetu odbiorców eventu, można postawić również na muzykę na żywo. Nasze możliwości są na tym polu niemal nieograniczone. Grudzień to bardzo intensywny miesiąc w zasadzie w większości branż. Dlatego rezerwacji związanych z występami artystów, muzyków, konferansjerów należy dokonywać jak najszybciej. Wybierając usługodawcę, czy rekomendując go, przejmujesz na siebie część odpowiedzialności za jego usługę. Warto więc dokładnie sprawdzić poziom świadczonych usług i - co najważniejsze - zawsze zabezpieczyć się umową na wypadek rezygnacji czy organizacji zastępstwa, jeśli z przyczyn losowych artysta nie będzie mógł do nas dotrzeć. Starajmy się również dobierać usługodawców wyznających podobne wartości co nasz klient.

Jednym z trudniejszych wyborów, jakich musimy dokonać, to muzyka podczas eventu. Najlepiej, jeśli będzie miała neutralny styl. Pamiętajmy, by nie dobierać muzyki, uwzględniając tylko swojego gusta, gdyż nie zawsze będą one odpowiadały gościom. W parze z występami muzycznymi idą opłaty i pozwolenia. Aby legalnie korzystać z muzyki, należy mieć podpisane umowy oraz uregulowane opłaty z organizacjami zajmującymi się prawami dotyczącymi muzyki.

Obecnie największym trendem w organizacji eventów jest idea "zero waste", czyli niemarnowanie, nieprodukowanie śmieci oraz ograniczenie wykorzystywania plastiku. Dlatego intensywnie rozwija się manufaktura wytwarzania dekoracji z odpadów poprodukcyjnych, np. drzewka świąteczne z metalu (wielokrotnego użytku). Zastosowanie rozwiązań, które ograniczają produkcję śmieci, jest bardzo doceniane przez konsumentów.

Spotkanie świąteczne w gronie pracowników to dobra okazja, by zintegrować się ze współpracownikami i przełożonymi. Jednak dla prawie 44 proc. pracowników takie spotkania nie mają wiele wspólnego z przyjemnością, a wręcz przeciwnie - stanowią obowiązek, który należy wypełnić. Dlatego postarajmy się dołożyć wszelkich starań, aby uczestnicy tego wydarzenia opuścili nasze lokale zadowoleni.

 autor: Joanna Okroj