Świat gastro dostawami stoi. Prowadząc własny biznes, musisz zakontraktować dostawy wielu różnych produktów, często nie tylko spożywczych. Umawianie ich może wyglądać różnie. Niezależnie od stosowanej przez Ciebie praktyki warto, abyś miał wiedzę, w jaki sposób powinny być zawierane tego typu umowy i jakie elementy powinny zawierać. Bo to wiedza, która może dla restauratora okazać się bezcenna.

Możliwe, że za każdym razem indywidualnie uzgadniasz warunki dostawy. Być może zawarłeś jedną umowę ramową i na dalszym etapie współpracy składasz jedynie pojedyncze zamówienia. Być może masz swoich ulubionych dostawców, z których usług korzystasz od wielu lat, a zamówienia składasz wyłącznie telefonicznie bądź za pomocą któregoś z komunikatorów. Być może nie korzystasz z dostaw, ale wszystkie produkty samodzielnie kupujesz i dowozisz do swojej restauracji. Która opcja jest dla Ciebie najkorzystniejsza?

Słowem wstępu

Zanim przejdę do omówienia, jakie elementy powinna zawierać tego typu umowa, mam dla Ciebie trzy uwagi.

Po pierwsze zarówno umowa rozumiana jako pojedyncze zamówienie, jak i umowa ramowa i składane do niej zamówienia, bezwzględnie powinny mieć formę dokumentową, a więc powinny być stwierdzone za pomocą pisma, skanu czy maila, najlepiej, gdyby były zawarte w formie pisemnej, potwierdzonej własnoręcznym podpisem.

Po drugie, rozpatrując, jaka powinna być optymalna treść umowy, musimy brać pod uwagę, że natrafimy w swojej działalności na umowy ?nienegocjowalne?, a więc takie, zgodnie z którymi Twój kontrahent będzie wymagał zawarcia umowy w zaproponowanym przez niego kształcie albo wcale. Dotyczy to głównie dużych kontrahentów, którzy realizują zamówienia na masową skalę czy też monopolistów w danym sektorze dostaw. W takim wypadku decyzja o zawarciu umowy bądź odmowie jej zawarcia powinna być poprzedzona dokładną analizą prawną, która pozwoli na oszacowanie ryzyka związanego z jej zawarciem. Znając je, musisz sam ocenić, czy korzyści biznesowe (przykładowo niewielka dostępność towaru na rynku, korzystna cena) niwelują ewentualne ryzyko prawne (przykładowo brak kar umownych dla dostawcy) i w zależności od wyniku tej oceny podjąć decyzję co do zawarcia umowy.

Trzecia uwaga może być dość zaskakująca. Choć umowa dostawy jest zdefiniowana w kodeksie cywilnym, mówiąc o umowach w gastronomii zawieranych z dostawcami, najczęściej mamy tak naprawdę na myśli nie umowę dostawy, zgodną z definicją zawartą w kodeksie cywilnym (gdzie dostawa jest rozumiana jako wytworzenie rzeczy na zamówienie odbiorcy), ale czymś pomiędzy umową sprzedaży a pośrednictwa w sprzedaży, w zależności od tego, czy naszym dostawcą jest producent, czy pośrednik. W takim kontekście będę omawiała umowę dostawy w dalszej części artykułu.

Forma i terminy zamówień, rozliczeń oraz dostaw

Przechodząc do treści umowy dostawy, jej filarem powinny być trzy grupy postanowień.

Pierwsza to określenie formy i terminów składania zamówień. Dotyczy głównie umów ramowych i powinna regulować takie zagadnienia jak: forma składania zamówienia (pisemnie, mailowo, telefonicznie, poprzez system dostawcy), wskazanie osób mających prawo składać i odbierać zamówienia (prawo to powinno być ograniczone do osób uprawnionych do reprezentacji lub osób posiadających odpowiednie pełnomocnictwa), wyprzedzenie, z jakim należy składać zamówienia, sposób przyjęcia zamówienia (wysłanie bądź osobne potwierdzenie przyjęcia) czy początek liczenia terminu dostawy.

Druga grupa dotyczy formy i terminów rozliczeń, odnosząc się zarówno do umów ramowych, jak i pojedynczych zamówień. Postanowienia te powinny regulować następujące kwestie: ustalenie ceny bądź sposobu obliczania ceny, zmienność cen, ustalenie, czy rozliczenia będą następowały osobno dla każdej dostawy, czy zbiorczo np. miesięcznie bądź kwartalnie, ustalenie, w jaki sposób doręczona będzie faktura VAT, mailowo, pocztą tradycyjną, ustalenie terminu płatności faktury VAT oraz tego, iż termin płatności faktury VAT zaczyna się od momentu prawidłowego doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT, a wynagrodzenie dostawcy jest należne wyłącznie w przypadku prawidłowo zrealizowanej dostawy.

Z kolei trzecia grupa dotyczy formy i terminów dostaw. Umowa powinna zatem ściśle precyzować, na jakich zasadach będą odbywały się dostawy, w jakich godzinach będą realizowane oraz jak często, czy wymagany jest minimalny wolumen dostawy, czy dostawa jest dodatkowo płatna, ewentualnie, czy jest bezpłatna od określonego pułapu cenowego, w jaki sposób potwierdzane będzie przyjęcie dostawy. Umowa powinna wymagać, aby dostawa, jej termin i kompletność, były potwierdzone pisemnym potwierdzeniem odbioru, podpisanym przez osobę upoważnioną. Co istotne, w przypadku towarów, które wymagają transportu w warunkach chłodniczych, osoba odbierająca towar powinna sprawdzić, w jakich warunkach był on faktycznie transportowany, natomiast umowa powinna gwarantować możliwość odmówienia przyjęcia towaru transportowanego w niewłaściwych warunkach.

CAŁY ARTYKUŁ <KLIKNIJ TUTAJ>